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Ce que fait cette intégration

À chaque signature d’un devis Qwoty, l’intégration Pennylane crée automatiquement les documents comptables correspondants dans votre espace Pennylane :
  • Devis one-off → une ou plusieurs factures (selon vos conditions de paiement) ou un devis
  • Abonnements → un abonnement récurrent par phase tarifaire
  • Client inconnu → le client est créé automatiquement dans Pennylane si besoin

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Prérequis

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Créer une clé API Pennylane

Rendez-vous dans Paramètres → API dans votre espace Pennylane et créez une clé en mode Read and write avec les scopes suivants :
  • Manage billing subscriptions
  • Manage customer invoices
  • Manage clients
  • Manage quotes
  • Customer mandates
Consultez la documentation Pennylane pour le détail des étapes de création de clé API.

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Configurer un premier numéro de document

Avant d’utiliser l’intégration, Pennylane requiert qu’un premier numéro de facture et de devis soit défini dans votre espace — sans quoi la création de documents échoue. Configurez-les dans Paramètres → Numérotation avant de lancer votre premier sync.
Cette étape est requise aussi bien sur la sandbox que sur votre environnement live. Sans numérotation configurée, l’intégration retournera une erreur à la création du premier document.

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Tester sur la sandbox

Pennylane met à disposition un environnement de sandbox pour tester l’intégration sans impacter vos données de production. Les tests sur sandbox sont recommandés avant mise en production.
Pensez à configurer la numérotation sur votre sandbox également, et à utiliser une clé API sandbox distincte de votre clé de production.

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Configuration

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Documents

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liste
défaut:"Invoice"
requis
Détermine le type de document créé dans Pennylane pour vos devis one-off (produits sans abonnement).
Ce paramètre n’a pas d’effet sur les sections abonnement — celles-ci créent toujours un billing_subscription.

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Factures

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liste
défaut:"Yes (brouillon)"
requis
Définit si les factures sont créées en brouillon ou finalisées.
Une facture finalisée ne peut plus être modifiée. Utilisez le mode brouillon si vous souhaitez vérifier les montants avant envoi.
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liste
défaut:"No"
requis
Envoie automatiquement la facture au client par email après sa création dans Pennylane.
L’envoi email utilise le template configuré dans Pennylane. Ce paramètre s’applique uniquement aux factures — les devis ne sont jamais envoyés par email automatiquement.

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Abonnements

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liste
défaut:"Awaiting validation"
requis
Définit le mode de création des abonnements récurrents dans Pennylane.
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liste
défaut:"Upon receipt"
requis
Conditions de paiement appliquées aux factures générées par l’abonnement.
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liste
défaut:"Offline (wire transfer)"
requis
Méthode de paiement associée à l’abonnement.
Si vous choisissez GoCardless direct debit, activez également Send GoCardless SEPA mandate request pour que votre client reçoive automatiquement la demande de mandat.
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liste
défaut:"No"
requis
Envoie automatiquement une demande de mandat SEPA GoCardless au client après la création de l’abonnement.
Ce paramètre ne fonctionne que si Subscription payment method est réglé sur GoCardless direct debit et que votre compte Pennylane est connecté à GoCardless.

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Comportements automatiques

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Création du client

Si le client du devis n’existe pas encore dans Pennylane, il est créé automatiquement avec les informations suivantes :
  • Nom de l’entreprise
  • Adresse de facturation
  • Email du contact principal
  • Référence externe (ID Qwoty) — permet d’éviter les doublons lors des prochains devis

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Conditions de paiement et installments

Si votre devis Qwoty contient des conditions de paiement échelonnées (acompte + solde), l’intégration crée une facture par échéance :
  • Les montants sont calculés proportionnellement au pourcentage de chaque échéance
  • La première facture suit le statut brouillon/finalisé configuré
  • Les factures suivantes sont toujours créées en brouillon

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Abonnements multi-phases

Si votre devis contient un plan tarifaire avec plusieurs phases (ex : tarif lancement puis tarif standard), l’intégration crée un abonnement par phase dans Pennylane, avec la date de démarrage calculée automatiquement.

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Remises globales

Les remises globales appliquées sur l’ensemble du devis sont reportées sur chaque document Pennylane via le champ discount.

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Questions fréquentes

Non. L’intégration vérifie d’abord si un client avec la même référence externe (ID Qwoty) existe déjà dans Pennylane. Si c’est le cas, il est réutilisé. Si vous avez renseigné manuellement l’ID Pennylane sur la fiche client dans Qwoty, cette valeur est utilisée directement sans aucune recherche.
La TVA est lue depuis les paramètres de chaque produit dans Qwoty et convertie au format Pennylane (ex : 20% → FR_200). Si aucune TVA n’est configurée sur un produit, la ligne est créée en exonérée (exempt).
L’intégration crée les deux types de documents indépendamment : une facture (ou devis) pour la partie one-off, et un abonnement pour la partie récurrente.
Vérifiez que votre espace Pennylane a un template d’email configuré et que l’adresse email du contact principal est renseignée sur le devis Qwoty. L’envoi email ne fonctionne que sur les factures finalisées — si votre facture est en brouillon, l’email ne sera pas envoyé.
Deux conditions sont nécessaires : (1) Subscription payment method doit être réglé sur GoCardless direct debit, et (2) votre compte Pennylane doit être connecté à GoCardless. Si l’une des deux conditions n’est pas remplie, la demande ne peut pas être envoyée.