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Rôle de Qwoty

Lors de l’utilisation de Qwoty, deux rôles distincts de traitement des données s’appliquent : En tant que responsable du traitement, vous êtes responsable de :
  • L’obtention du consentement approprié ou d’une base légale pour le traitement
  • L’information des personnes concernées sur la façon dont leurs données sont utilisées
  • La réponse aux demandes d’accès des personnes concernées
  • La garantie de la conformité aux exigences du RGPD
En tant que sous-traitant, Qwoty :
  • Traite les données uniquement selon vos instructions documentées
  • Met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées
  • Aide à traiter les demandes des personnes concernées si nécessaire
  • Tient des registres des activités de traitement

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Traitement des données

Qwoty traite les données personnelles nécessaires à la fourniture de ses services : Les données sont traitées aux fins suivantes :
  • Envoi de documents aux destinataires
  • Enregistrement des signatures et autres actions des destinataires
  • Génération de documents signés avec pistes d’audit
  • Envoi de notifications par e-mail et de communications transactionnelles

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Lieux de stockage des données

Qwoty stocke principalement les données au sein de l’Espace économique européen (EEE). Les données applicatives et le stockage des documents utilisent l’infrastructure AWS dans l’UE (Irlande et Paris). Les sauvegardes sont conservées dans des sites distincts géographiquement au sein de l’UE.

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Droits des personnes concernées

Le RGPD accorde aux individus des droits spécifiques concernant leurs données personnelles. En tant que responsable du traitement, vous êtes responsable de satisfaire ces demandes : Qwoty contribuera à satisfaire les demandes des personnes concernées lorsque cela est techniquement réalisable. Jusqu’à cinq (5) demandes par mois civil, ou celles nécessitant moins de deux (2) heures d’effort, sont incluses sans frais supplémentaires. Au-delà de ce seuil, l’assistance est facturée au tarif des services professionnels en vigueur chez Qwoty.

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Suppression des données

Qwoty prend en charge la suppression des données pour aider à satisfaire les demandes d’effacement :
  • Les utilisateurs peuvent supprimer leurs propres comptes
  • La suppression d’un compte supprime les données de profil et les identifiants d’authentification
  • Les administrateurs peuvent retirer des membres de l’organisation
  • Les propriétaires de documents peuvent supprimer des documents à n’importe quelle étape
  • La suppression retire le document, les données des destinataires et les journaux d’audit associés
À la résiliation du contrat, Qwoty procédera à :
  • La suppression de toutes les données personnelles des systèmes principaux dans un délai de 10 jours ouvrés
  • La suppression des données des systèmes de sauvegarde dans un délai de 90 jours, conformément au cycle standard de conservation des sauvegardes
Les clients disposent de 30 jours à compter de la date de résiliation pour exporter leurs données depuis la plateforme avant que la suppression ne soit effectuée.Consultez un conseiller juridique pour établir des politiques de conservation appropriées, notamment pour les contrats signés pour lesquels des obligations légales peuvent vous imposer de conserver des enregistrements de manière indépendante.

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Accord de traitement des données

Un accord de traitement des données (ATD) est requis par le RGPD lorsqu’un responsable du traitement fait appel à un sous-traitant. L’ATD de Qwoty est intégré directement dans les Conditions générales — l’acceptation des Conditions générales vaut acceptation de l’ATD. L’ATD couvre :
  • Les obligations de Qwoty en tant que sous-traitant
  • L’autorisation des sous-traitants ultérieurs et la notification des modifications (préavis de 30 jours)
  • Les mesures de sécurité techniques et organisationnelles (Annexe 2)
  • Les mécanismes de transfert international de données
  • Un ATD est disponible sur demande support@qwoty.io.
Cette page est fournie à titre informatif uniquement et ne constitue pas un avis juridique. La conformité au RGPD dépend de votre situation spécifique, notamment de la façon dont vous utilisez Qwoty, des données que vous traitez et des obligations de votre organisation. Consultez un conseiller juridique qualifié pour déterminer vos obligations au titre du RGPD, rédiger des avis de confidentialité appropriés, établir des bases légales pour le traitement et mettre en œuvre des procédures de gestion des données conformes.