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Fondamentaux CPQ

Le processus de vente de bout en bout consistant à configurer une offre de produit ou de service, à la tarifer selon des règles métier, et à générer une proposition commerciale (devis). Qwoty automatise et gouverne chaque étape de ce processus.
Une proposition commerciale tarifée envoyée à un prospect. Dans Qwoty, le devis est l’objet central du flux de vente, progressant à travers une série de statuts de Brouillon à Accepté. Également appelé Proposition ou Offre.
Une entrée de produit unique au sein d’un devis. Chaque ligne comprend un produit, une quantité, un prix unitaire et la remise applicable.
Une révision d’un devis après modification. Qwoty conserve l’historique des modifications pour maintenir une piste d’audit complète.
La valeur totale d’un contrat sur toute sa durée, incluant tous les frais ponctuels et récurrents.
Le taux de transformation des devis — le pourcentage de propositions qui aboutissent à un contrat signé.
Un assistant de vente qui guide les commerciaux étape par étape dans la création de devis : sélection du bon modèle, catalogue, grille de prix et produits. Réduit les erreurs de configuration et accélère le processus.

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Statuts des devis

Chaque devis suit un cycle de vie défini. Le flux principal est :

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Produits

Un identifiant unique pour un produit ou une variante. Affiché sous le champ Référence dans Qwoty.
Un produit facturé une seule fois — par exemple, des frais de mise en service, des achats de matériel, des licences perpétuelles.
Un produit facturé à un intervalle défini — par exemple, des abonnements SaaS, des licences annuelles, des contrats de maintenance.
Une version spécifique d’un produit définie par des attributs configurables (taille, couleur, niveau, etc.). Les variantes partagent la même fiche produit mais peuvent avoir des prix, des images et des caractéristiques distincts. Qwoty génère automatiquement toutes les combinaisons à partir des options de variantes que vous définissez.
Un fichier associé à un produit ou à une variante : image, fiche technique, vidéo, spécification technique. Stocké dans la Médiathèque et utilisable dans les devis et le DealRoom.
Un pack préconfiguré de plusieurs produits vendus ensemble, avec des quantités et des remises déjà définies. Réutilisable dans les devis en un clic. Exemple : Pack Starter = 3 licences + 1 session de formation + 1 an de support, remise de 15% appliquée.
Un produit complémentaire optionnel pouvant être ajouté à un produit principal ou à un devis.
Un regroupement logique de produits similaires pour simplifier la navigation dans le catalogue. Configuré sous Options produit > Catégories.
Un générateur visuel permettant de créer des produits configurables avec des règles d’options complexes (dépendances, exclusions, contraintes). Accessible à /products/configurator — Administrateurs uniquement.

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Tarification

Un regroupement sélectionné de produits mis à disposition pour un contexte de vente spécifique. Exemples : Catalogue France, Catalogue Premium, Catalogue Partenaires. Lié à une ou plusieurs grilles de prix et assigné aux modèles de devis.
Une liste de prix définissant les prix de vente des produits pour un segment, un canal, un pays ou une devise donnés. Deux types :
  • Fixe : prix absolus par produit, indexés sur un catalogue.
  • Dynamique : dérivés d’une autre grille de prix avec un multiplicateur ou un décalage en pourcentage appliqué.
Affiché sous Grille de prix dans l’interface.
Le prix pour une seule unité d’un produit. Affiché sous PU dans les colonnes de lignes de devis.
Un modèle de tarification progressif où chaque tranche de quantité est facturée à son propre tarif. Exemple : unités 1 à 10 à 10 €, unités 11 à 50 à 8 €, 51 et plus à 6 €.
Le prix unitaire est déterminé par la quantité totale commandée et appliqué à toutes les unités. Exemple : commande de 50 unités ou plus → toutes les unités facturées au tarif du palier 50+.
Facturation périodique à un intervalle défini (mensuel, trimestriel, annuel). Utilisée pour les abonnements et les licences SaaS.
Prix unitaire fixe multiplié par la quantité saisie dans le devis.
Prix calculé en pourcentage d’une valeur de référence (montant total, valeur d’un autre produit, etc.). Adapté aux frais de service, commissions ou majorations proportionnelles.
Prix calculé à partir du prix de revient avec une marge ou un multiplicateur appliqué. Garantit une rentabilité minimale sur chaque ligne de devis.
Un plan de tarification progressif où le prix ou la quantité évolue automatiquement dans le temps selon un calendrier défini. Utilisé pour les contrats avec des phases d’intégration ou des niveaux d’engagement progressifs.
Une réduction appliquée à un prix. Deux modes dans Qwoty :
  • Manuelle : le commercial applique une remise directement sur le devis ou par ligne.
  • Préconfigurée : règles définies par les administrateurs, activées en un clic selon des critères (type de produit, montant du devis, segment, équipe, conditions de paiement, etc.).
Une contrainte minimale ou maximale appliquée aux prix ou aux remises pour garantir le respect de la politique commerciale.
Le prix minimum autorisé. Un garde-fou qui empêche de vendre en dessous du coût ou en dessous des seuils de politique.
Le prix ou la remise maximum autorisé(e). Un garde-fou qui empêche des remises excessives ou une surfacturation.
Le revenu mensuel prévisible généré par les abonnements récurrents.
Le revenu annuel prévisible généré par les abonnements récurrents.
La différence entre le prix de vente et le prix de revient. Affichée sous forme d’indicateur en temps réel dans le panneau latéral de l’éditeur de devis.

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Modèles et configuration

L’objet de configuration central du flux de vente. Un modèle prédéfinit toutes les règles et ressources pour un type de vente donné : catalogues, grilles de prix, remises autorisées, conditions de paiement, modes de paiement, formulaires DealRoom, modèles de contrat, blocs de contenu, workflow d’approbation, indicateurs et équipes autorisées. Lorsqu’un commercial crée un devis, il sélectionne un modèle qui configure automatiquement tous ces éléments — garantissant conformité commerciale, cohérence et rapidité.
L’association entre un modèle de devis (flux de vente) et un modèle de document contractuel. Garantit que le bon document contractuel est automatiquement associé à chaque type de proposition.
Modèle de configuration pour les commandes générées à partir des devis acceptés. Définit la structure et les règles du bon de commande résultant.
Le texte réel d’un document contractuel, enrichi de variables dynamiques automatiquement renseignées à partir des données du devis et du client : {{client.name}}, {{quote.total}}, {{start_date}}, etc. Rédigé une fois, réutilisé indéfiniment.
Une section marketing pré-rédigée et versionnée (présentation de l’entreprise, description de la solution, étude de cas, présentation de l’équipe, etc.) que les commerciaux insèrent dans les devis en un clic. Les blocs sont assignés aux modèles afin que Qwoty insère automatiquement le bon contenu selon le type de vente.

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DealRoom

L’espace en ligne partagé entre le commercial et le client. Un devis doit être au statut Publié pour être visible dans le DealRoom. Le client peut consulter la proposition, commenter, négocier, remplir le formulaire de validation de commande et signer — le tout depuis un seul lien.
Les interactions du client suivies au sein du DealRoom : pages vues, sections lues, temps passé, actions effectuées (formulaire soumis, signé, etc.). Utilisé pour prioriser les relances.
Un participant côté client ayant accès au DealRoom (lecteur, approbateur ou signataire).
Le téléversement et le partage de fichiers complémentaires directement dans le DealRoom : fiches techniques, présentations, annexes contractuelles.
L’étape du DealRoom où le client finalise sa commande : formulaire de facturation, formulaire de livraison, champs personnalisés et confirmation de paiement.
(Module complémentaire) Un espace dédié aux clients récurrents — distinct du DealRoom ponctuel. Les clients peuvent consulter l’historique complet de leurs devis, commandes et contrats, télécharger des documents et suivre l’état des commandes de manière autonome.
Des emails de suivi automatiques envoyés aux clients lorsqu’un devis partagé n’a pas été consulté ou signé après un délai configurable. Réduit les opportunités perdues sans action manuelle.

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Contrats et signatures

Une signature numérique juridiquement contraignante intégrée directement dans Qwoty. Deux normes prises en charge :
  • eIDAS (norme européenne, niveau 1) pour les marchés européens.
  • UETA (Uniform Electronic Transactions Act) pour le marché américain.
Deux modes de signature : Ouvert (toute personne disposant du lien peut signer) et Restreint (seuls les signataires désignés peuvent signer).
Le processus d’annotation et de proposition de modifications sur un document contractuel, généralement lors de la négociation. Disponible en mode d’édition de contrat.
Un bon de commande généré automatiquement lorsqu’un devis atteint le statut Accepté. La commande enregistre les produits engagés, les quantités et les prix.
Un conteneur qui regroupe tous les devis et commandes d’un même dossier commercial. Offre une vue unifiée de la relation commerciale dans le temps.
Un journal complet de toutes les actions et validations effectuées sur un devis, une commande ou un contrat. Garantit la traçabilité et la conformité.

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Abonnements et cycle de vie

Un engagement récurrent entre le client et le fournisseur, facturé à intervalles réguliers.
Le processus d’extension d’un abonnement actif pour une nouvelle période.
La vente d’un produit ou d’un plan de niveau supérieur à un client existant.
La vente d’un produit complémentaire à un client existant.
L’augmentation du périmètre d’un abonnement existant (plus d’utilisateurs, plus de fonctionnalités, plus de volume).
La réduction du périmètre d’un abonnement existant.
L’alignement des dates de fin de plusieurs abonnements afin qu’ils se renouvellent simultanément.
La perte de clients — la résiliation d’un abonnement. Un indicateur clé pour les entreprises à revenus récurrents.

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Approbations et workflows

Un circuit de validation automatisé déclenché lorsqu’un devis remplit certaines conditions configurables : montant élevé, marge faible, remise excessive, client spécifique, etc. Le devis est bloqué jusqu’à son approbation. Prévient les engagements commerciaux non conformes.
La personne (responsable ou administrateur) désignée pour valider un devis soumis à approbation.
Le transfert automatique d’une demande d’approbation à un niveau supérieur lorsque l’approbateur principal est indisponible ou qu’un seuil est dépassé.
Un éditeur visuel permettant de configurer les règles métier qui gouvernent le comportement de Qwoty : conditions d’approbation, règles d’association (catalogue, grille de prix, remise), logique de tarification. Aucun développement technique requis.

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Organisation et utilisateurs

Le compte de premier niveau dans Qwoty. Une organisation contient un ou plusieurs espaces de travail.
Un environnement de travail isolé avec ses propres données, utilisateurs et configuration. Plusieurs espaces de travail peuvent coexister au sein d’une même organisation (par exemple, par pays, unité commerciale ou environnement).
Une entité juridique (filiale, marque ou société) opérant au sein d’un espace de travail. Chaque unité commerciale possède son propre nom, ses informations légales, son numéro de TVA et son identité visuelle (logo, couleurs, typographie) — injectés dans les documents générés et le DealRoom.
Définit les permissions et le niveau d’accès d’un utilisateur. Qwoty propose quatre rôles système :Des rôles personnalisés avec des permissions granulaires peuvent également être créés.
Un groupe d’utilisateurs partageant le même accès aux modèles, catalogues et remises. L’assignation d’un modèle de devis à une équipe accorde automatiquement à tous ses membres l’accès aux mêmes ressources commerciales.

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Configuration et paramètres

L’ensemble des objets de données Qwoty (produits, clients, devis, contrats, etc.) et leurs champs. Les objets Standard sont fixes ; les objets Gérables peuvent être étendus avec des champs personnalisés pour adapter Qwoty à des besoins métier spécifiques.
Un champ supplémentaire ajouté à un objet Gérable pour capturer des informations spécifiques à l’activité. Chaque champ personnalisé possède un nom, un Nom API (identifiant technique stable) et un type de données.
Un identifiant technique stable et immuable assigné aux objets, champs, rôles, équipes et autres entités. Utilisé dans les intégrations et l’API Qwoty pour garantir la cohérence dans le temps, même si les noms d’affichage changent.
Des échéanciers de paiement configurables composés d’une ou plusieurs étapes, chacune avec un pourcentage du montant total et une date d’échéance (par exemple, Net 30, 3 versements, paiement à réception). Assignés aux modèles de devis.
Les modes de paiement proposés aux clients dans les devis et dans le DealRoom (carte bancaire, virement, prélèvement automatique, chèque, etc.). Chaque mode inclut des instructions à destination du client. Assigné aux modèles de devis.
Des règles fiscales configurables couvrant la TVA par pays, la TPS, la taxe de vente américaine, les éco-taxes et les taxes locales. Chaque taxe définit un type, un nom, un pays/région d’application et une méthode de calcul (pourcentage ou montant fixe).
Qwoty prend en charge plusieurs devises ISO pour les devis internationaux. Une devise par défaut est définie à la création de l’espace de travail ; des devises supplémentaires peuvent être activées. Les prix sont configurés par devise dans les grilles de prix.
Le format de numérotation automatique des devis, configuré en combinant du texte libre, un compteur incrémental et des variables de date. Exemple de format : PROJ-YYYY-XXXX.
Les paramètres contrôlant la mise en page et la mise en forme des exports PDF générés à partir des devis et des contrats.
Le référentiel centralisé de fichiers pour toutes les ressources utilisées dans Qwoty : images produit, logos, fiches techniques, ressources marketing, documents contractuels. Organisé par catégorie (Produit, Contenu, Contrat) et par type de fichier.

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Intégrations et aspects techniques

Un système gérant les relations clients et les pipelines commerciaux. Qwoty s’intègre nativement avec HubSpot, Pipedrive et Salesforce pour une synchronisation bidirectionnelle des contacts, entreprises et opportunités.
Un système de gestion d’entreprise couvrant la finance, les opérations, les stocks et bien plus encore. Qwoty peut synchroniser les données de produits et de commandes avec les systèmes ERP via API ou des intégrations natives.
Une synchronisation dans les deux sens entre Qwoty et un système connecté (CRM, ERP) : les modifications effectuées sur l’une ou l’autre plateforme sont répercutées sur l’autre.
Une notification HTTP automatique envoyée à un système externe lorsqu’un événement spécifique se produit dans Qwoty (par exemple, devis accepté, commande créée). Configuré sous Paramètres > Développeurs > Webhooks.
L’API REST native de Qwoty exposant tous les objets. Chaque objet possède un UUID (identifiant Qwoty) et un Nom API stable. Utilisée pour la synchronisation CRM/ERP et l’automatisation avancée. Clés et documentation disponibles sous Paramètres > Développeurs > API.
Le téléversement de fichiers CSV pour la création ou la mise à jour en masse de données : produits, variantes, clients, prix. Permet l’initialisation du catalogue et de la base clients à partir d’exports de systèmes existants.
La marketplace d’intégrations Qwoty listant les connecteurs disponibles : ERP, outils comptables, solutions de paiement, plateformes de communication et autres applications métier.
(Module complémentaire) Module de gestion des stocks : suit les niveaux de stock par produit et variante, se synchronise avec les systèmes de stocks externes (ERP, WMS) et peut conditionner la disponibilité des produits dans les devis en fonction du stock en temps réel.

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Vocabulaire de l’interface