Vue d’ensemble
Les approbations garantissent que les devis respectent votre politique tarifaire avant d’arriver chez les clients. Une règle d’approbation (Workflow › Approbation) se compose de :- Conditions, qui déterminent quand la règle s’applique
- Étapes d’approbation, chacune avec des Approbateurs nommés et un Type d’approbation
Ce qui déclenche une approbation
Les approbations sont évaluées automatiquement à partir des conditions des règles associées au template du devis. La section Alertes du panneau latéral du devis affiche soit Aucune approbation requise (le devis peut être envoyé directement), soit l’approbation requise. En production, les conditions utilisent trois attributs, tous combinés avec ET :
Si un template mentionne plusieurs règles, elles sont vérifiées dans l’ordre du tableau et seule la première règle dont toutes les conditions sont remplies est déclenchée.
Déroulement de l’approbation
- Le commercial clique sur Demander l’approbation et peut ajouter une Note à l’approbateur. Le devis passe au statut En attente d’approbation.
- Les approbateurs de la première étape reçoivent un e-mail avec un lien vers le devis.
- Chaque étape est tranchée selon son Type d’approbation. Lorsqu’une étape est approuvée, l’étape suivante commence et ses approbateurs sont notifiés.
- Lorsque la dernière étape est approuvée, le devis passe au statut Approuvé et son propriétaire reçoit un e-mail.
Étapes et types d’approbation
Les étapes s’enchaînent : l’étape 2 ne commence qu’une fois l’étape 1 approuvée. Le panneau latéral affiche la progression, par exemple Étape 1 sur 2. Au sein d’une étape, le Type d’approbation détermine comment se combinent les décisions des approbateurs :
Les approbateurs sont des utilisateurs nommés dans l’étape, et non des rôles.
Décisions d’approbation
Le statut Approbation refusée n’est pas définitif. Le devis reste modifiable : le commercial le met à jour et clique de nouveau sur Demander l’approbation pour le renvoyer aux approbateurs.
Modifier un devis pendant ou après l’approbation
- Un devis En attente d’approbation reste modifiable. Si une modification a un impact sur l’approbation (par exemple, si le total change), la demande en cours est invalidée et le commercial doit redemander l’approbation.
- Si vous modifiez un devis Approuvé, l’enregistrement affiche L’approbation sera annulée. Cliquez sur Enregistrer quand même pour conserver vos modifications ; le devis doit alors être resoumis à approbation avant de pouvoir être partagé.
- Rappeler (dans le menu de l’en-tête) remet le devis au statut Brouillon.
Questions fréquentes
Un commercial peut-il contourner le processus d'approbation ?
Un commercial peut-il contourner le processus d'approbation ?
Seuls les utilisateurs dont le rôle dispose de la permission Dépasser les restrictions de vente peuvent utiliser Approuver sans validation. Les autres utilisateurs doivent passer par les étapes d’approbation.
Y a-t-il une escalade ou une relance si un approbateur ne répond pas ?
Y a-t-il une escalade ou une relance si un approbateur ne répond pas ?
Non. Qwoty n’escalade pas et ne relance pas automatiquement les approbateurs. Utilisez Le premier répondant peut approuver ou rejeter avec plusieurs approbateurs pour ne pas dépendre d’une seule personne.
Puis-je utiliser OU entre les conditions ?
Puis-je utiliser OU entre les conditions ?
Non. Les conditions d’une règle sont combinées avec ET. Créez plusieurs règles pour couvrir des cas alternatifs.
Puis-je voir tous les devis en attente d'approbation ?
Puis-je voir tous les devis en attente d'approbation ?
Oui. Dans Projet › Devis, filtrez la liste sur le statut En attente d’approbation.
Ressources associées
Créer un workflow d'approbation
Configurez les conditions et les étapes
Approuver ou refuser un devis
Statuez sur un devis en attente
Cycle de vie du devis
Tous les statuts de devis et leurs transitions
Gérer les rôles
Permissions Workflow et de dépassement des restrictions