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Une fois votre compte activé, invitez vos collaborateurs des équipes commerciale, opérationnelle et financière. Chaque utilisateur reçoit une licence qui contrôle ce qu’il peut créer ou modifier, ainsi qu’un rôle qui détermine les fonctionnalités auxquelles il a accès. Durée : ~5 minutes
Vous devez disposer du rôle Admin pour inviter et gérer des utilisateurs.

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Avant de commencer

Vous aurez besoin de :
  • L’adresse e-mail professionnelle de chaque collaborateur que vous souhaitez inviter
  • Une idée claire du rôle que chaque personne occupera : commercial, manager, admin ou lecture seule

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Comprendre les licences et les rôles

Qwoty utilise deux paramètres indépendants pour contrôler l’accès des utilisateurs. Vous définissez les deux lors de l’envoi d’une invitation. Les licences contrôlent ce qu’un utilisateur peut créer ou modifier : Les rôles contrôlent les fonctionnalités et les données auxquelles un utilisateur peut accéder :
Attribuez Core + Sales Rep à la plupart de vos commerciaux. Utilisez Support pour les utilisateurs du back-office qui ont besoin de visibilité mais ne doivent pas modifier les devis. Utilisez View only pour les parties prenantes qui n’ont besoin que de consulter des rapports.

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(Optionnel) Organiser des équipes

Les équipes regroupent des utilisateurs et les associent à des modèles spécifiques. Lorsqu’un utilisateur appartient à une équipe, il ne peut créer des devis qu’à partir des modèles attribués à cette équipe. Créez des équipes lorsque vous avez :
  • Plusieurs régions ou unités commerciales avec des catalogues différents
  • Des lignes de produits distinctes avec des règles de tarification différentes
  • Des groupes de commerciaux qui ne doivent pas avoir accès aux modèles des autres
Pour créer une équipe, accédez à Paramètres → Utilisateurs & Équipe → Équipe, puis cliquez sur Nouvelle équipe. Saisissez un Nom, ajoutez éventuellement une Référence, et assignez les Modèles et les Utilisateurs qui appartiennent à cette équipe.
Vous pouvez ignorer les équipes pour l’instant si tout le monde travaille à partir du même catalogue et des mêmes modèles. Les équipes sont faciles à ajouter ultérieurement, une fois votre espace de travail configuré.

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Inviter des utilisateurs

1

Ouvrir la liste des utilisateurs

Accédez à Paramètres → Utilisateurs & Équipe → Utilisateur.
2

Ouvrir le formulaire d'invitation

Cliquez sur Nouveau en haut à droite. Le panneau Nouvel utilisateur s’ouvre.
3

Saisir les adresses e-mail

Tapez une ou plusieurs adresses dans le champ E-mail. Séparez les adresses multiples par une virgule pour inviter plusieurs personnes à la fois.
4

Sélectionner une licence

Choisissez la Licence correspondant à ce que cet utilisateur doit pouvoir faire. Consultez le tableau ci-dessus pour un résumé des restrictions de chaque licence.
5

Sélectionner un rôle

Choisissez le Rôle qui correspond aux responsabilités de cet utilisateur. Consultez le tableau ci-dessus pour un résumé du niveau d’accès de chaque rôle.
6

Envoyer l'invitation

Cliquez sur Enregistrer. Qwoty envoie automatiquement un e-mail d’invitation à chaque adresse. Les utilisateurs apparaissent dans la liste avec le statut d’invitation sent.
Invitations envoyées. Chaque collaborateur reçoit un e-mail pour activer son compte et définir son mot de passe.

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Gérer les invitations en attente

Après l’envoi des invitations, suivez-les et gérez-les depuis la liste des utilisateurs. La colonne Statut d’invitation affiche l’état actuel de chaque utilisateur. Pour renvoyer une invitation : trouvez l’utilisateur dans la liste, cliquez sur Ouvrir le menu (⋯) sur sa ligne et sélectionnez Renvoyer l’invitation. Pour modifier un utilisateur en attente : cliquez sur sa ligne pour ouvrir son profil. Vous pouvez mettre à jour son nom, sa licence, son rôle, ses équipes et d’autres informations avant qu’il ne se connecte pour la première fois.

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Et ensuite

Connecter votre CRM

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