Inutile de connaître toutes les entités pour commencer à utiliser Qwoty. Cette page s’adresse aux administrateurs et aux responsables techniques qui veulent modéliser correctement leur activité dès le premier jour.
Les cinq domaines
Le modèle de données de Qwoty s’organise autour de cinq domaines fonctionnels. Chaque domaine regroupe un ensemble d’entités, et ensemble ils forment la colonne vertébrale de chacune de vos affaires.Workspace et utilisateurs
Votre organisation, vos workspaces, équipes et utilisateurs, et les paramètres qui s’appliquent partout : devises, taxes, unités commerciales.
Catalogue et tarification
Ce que vous vendez et à quel prix : produits, catalogues, bundles, grilles de prix, remises.
Clients
Les entreprises auxquelles vous vendez et les personnes qui y travaillent : comptes, contacts, adresses.
Template et configuration commerciale
La préconfiguration d’un devis : templates, conditions de paiement, contrats, workflows d’approbation.
Cycle de vente
L’affaire elle-même : devis, lignes de devis, Dealrooms.
Comment les domaines s’articulent
Voici une vue simplifiée du cheminement des données, de la configuration du workspace jusqu’à l’affaire signée.Les relations clés à retenir
Quatre relations gouvernent presque tout dans Qwoty : Un template regroupe votre configuration commerciale. Quand un commercial crée un nouveau devis, le template choisi préconfigure le catalogue, la grille de prix, les conditions de paiement, le contrat, le workflow d’approbation et les règles de remise. Un clic remplace des dizaines de sélections manuelles. Un client peut avoir ses propres catalogues, grilles de prix et templates. Vous les associez dans les Ressources liées d’un client ou d’un segment client. Le Mode de résolution des associations (Paramètres › Workspace › Devis) détermine comment ils se combinent avec le template : Inclusif cumule tous les niveaux, Exclusif ne garde que le premier niveau configuré (client → segment client → template). Un devis se compose de lignes. Chaque ligne est liée à un produit et à un prix. Le prix provient de la grille de prix sélectionnée à la création du devis. Une Dealroom est la vue client d’un devis. Partager un devis le publie dans sa Dealroom, où l’acheteur peut le consulter, accepter le contrat et signer. Un devis possède une seule Dealroom.Explorer chaque domaine
Workspace et utilisateurs
Le workspace contient tout ce que vous vendez et chiffrez dans Qwoty. Une organisation peut regrouper plusieurs workspaces. Le workspace définit les devises dans lesquelles vous travaillez et les taxes que vous appliquez. Les utilisateurs sont regroupés en équipes, et les devis sont émis par une unité commerciale (l’entité vendeuse, avec son adresse et son kit de marque).Catalogue et tarification
Ce domaine décrit ce que vous vendez et à quel prix. Un catalogue regroupe vos produits. Chaque produit a un ou plusieurs prix, organisés en grilles de prix : par exemple, une grille par segment client ou par zone géographique. Un bundle est un ensemble de produits prêt à l’emploi que les commerciaux importent dans un devis. Des remises peuvent s’appliquer en plus des prix.Les variantes de produit n’apparaissent pas comme une entité distincte dans ce modèle. Chaque produit possède au moins une variante, et les variantes sont générées à partir des options de variante du produit.
Clients
Les clients sont les entreprises auxquelles vous vendez. Chaque client possède un ou plusieurs contacts (les personnes à qui vous écrivez et que vous invitez dans les Dealrooms), ainsi que des adresses de facturation et de livraison utilisées sur les devis.Template et configuration commerciale
Le template est l’objet le plus important pour les administrateurs. Il regroupe tout ce dont un devis a besoin : catalogues et grilles de prix applicables, conditions de paiement, modèles de contrat, workflow d’approbation, formulaires à remplir par l’acheteur et mise en page du PDF. Le commercial choisit un template à la création du devis, et tout le reste est préconfiguré.Cycle de vente
Le cycle de vente est l’endroit où les affaires se concluent. Un devis est créé pour un client à partir d’un template. Il contient une ou plusieurs lignes, chacune liée à un produit et à un prix. Une fois partagé, le devis devient visible par l’acheteur dans une Dealroom, où il peut le consulter et le signer.Ce que ce modèle ne couvre pas
Qwoty ne gère ni les commandes, ni la facturation, ni la comptabilité. Lorsqu’un devis est accepté, vous pouvez le transmettre à votre CRM, à votre outil de facturation ou de comptabilité via les intégrations ou les webhooks.Étapes suivantes
Configurer votre workspace
Créez votre compte et votre workspace avant d’importer vos données.
Créer votre premier catalogue
Commencez à modéliser ce que vous vendez avec des produits et des catégories.
Comprendre les templates
Découvrez comment les templates regroupent catalogue, grille de prix et configuration des contrats.
Cycle de vie d’un devis
Suivez un devis du brouillon à l’affaire signée.