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Un devis dans Qwoty suit un cycle de vie structuré, de l’ébauche initiale jusqu’à l’acceptation finale. Chaque statut représente une étape clé du processus de vente et détermine les actions disponibles. Comprendre ce cycle de vie vous aide à suivre l’avancement des opportunités, à configurer des flux d’approbation appropriés et à automatiser les processus en aval tels que la génération de commandes et la création de contrats.

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Flux de statuts

Les devis suivent un parcours principal à travers ces statuts :
  • Brouillon : Phase de création et de modification initiale
  • En attente d’approbation : Soumis pour examen par un responsable (facultatif, selon le flux de travail)
  • Approuvé : Validé pour publication
  • Publié : Envoyé dans le Dealroom et visible par le client
  • En attente de signature : Le client examine le devis et s’apprête à signer
  • Accepté : Le devis est signé, déclenchant automatiquement la création d’une commande
Des statuts alternatifs gèrent les exceptions et les issues négatives :
  • Modifications demandées : L’approbateur requiert des modifications avant d’approuver
  • Expiré : Le devis a dépassé sa date de validité sans être accepté
  • Perdu : L’opportunité n’a pas abouti, un concurrent a remporté le marché ou le client s’est désisté
  • Annulé : Le devis a été retiré par l’équipe commerciale
Tous les devis ne passent pas par l’approbation. Si votre modèle n’exige pas d’approbation, les devis passent directement de Brouillon à Approuvé lors de la publication.

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Diagramme du cycle de vie

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Détails des statuts

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Brouillon

Le devis est en cours de création ou de modification par un commercial. Tous les champs du devis, les lignes et les configurations peuvent être modifiés. Actions disponibles :
  • Modifier tous les détails du devis
  • Ajouter ou supprimer des produits
  • Appliquer des remises
  • Soumettre pour approbation ou publier directement (selon le flux de travail)
  • Supprimer le devis
Qui peut accéder : Propriétaire du devis, responsables, administrateurs

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En attente d’approbation

Le devis est verrouillé et en attente d’examen par un responsable. Les commerciaux ne peuvent pas modifier le devis pendant cette phase. Actions disponibles :
  • Approuver le devis (responsable/administrateur uniquement)
  • Demander des modifications avec retour d’information (responsable/administrateur uniquement)
  • Consulter les détails du devis (tous les rôles)
Qui peut accéder : Tous les utilisateurs (lecture seule pour les commerciaux)
Les exigences d’approbation sont configurées dans les paramètres du modèle. Les déclencheurs courants incluent les seuils de valeur totale, les niveaux de remise spécifiques ou les champs personnalisés.

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Modifications demandées

Un approbateur a renvoyé le devis avec des demandes de modifications. Le devis retrouve des capacités d’édition similaires à l’état brouillon. Actions disponibles :
  • Modifier le devis en fonction des retours
  • Consulter les commentaires de l’approbateur
  • Resoumettre pour approbation
Qui peut accéder : Propriétaire du devis, responsables, administrateurs

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Approuvé

Le devis a passé l’approbation (ou n’en nécessitait pas) et est prêt à être envoyé au client. Actions disponibles :
  • Publier dans le Dealroom
  • Modifier le devis (retour à l’état Brouillon)
  • Générer un aperçu PDF
Qui peut accéder : Propriétaire du devis, responsables, administrateurs

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Publié

Le devis est actif dans le Dealroom et visible par le client. L’URL du Dealroom est active et peut être partagée. Actions disponibles :
  • Consulter le Dealroom
  • Suivre l’engagement du client
  • Passer manuellement en statut En attente de signature
  • Marquer comme Perdu ou Expiré
Qui peut accéder : Propriétaire du devis, responsables, administrateurs, client (via le lien Dealroom) Restrictions : Les lignes du devis et les tarifs sont verrouillés. Seuls les métadonnées et les notes peuvent être modifiées.

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En attente de signature

Le client examine activement le devis et s’apprête à signer. Ce statut indique une forte intention d’achat. Actions disponibles :
  • Surveiller l’avancement de la signature
  • Envoyer des rappels
  • Marquer comme Accepté (si signé)
  • Marquer comme Perdu ou Annulé
Qui peut accéder : Propriétaire du devis, responsables, administrateurs, client (via le lien Dealroom)

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Accepté

Le client a signé le devis. Qwoty génère automatiquement une commande et peut créer ou mettre à jour un contrat. Actions disponibles :
  • Consulter la commande générée
  • Consulter le contrat
  • Exporter vers les systèmes en aval
Qui peut accéder : Tous les utilisateurs (lecture seule) Processus automatiques :
  • Création de commande
  • Génération de contrat (si configuré)
  • Notifications webhook (si configuré)
Lorsqu’un devis atteint le statut Accepté, il devient la source de vérité pour l’exécution. La commande est verrouillée et ne peut pas être modifiée sans créer un nouveau devis.

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Expiré

Le devis a dépassé sa date de validité sans acceptation du client. Les clients ne peuvent plus accéder au Dealroom. Actions disponibles :
  • Cloner pour créer un nouveau devis
  • Archiver à des fins de reporting
Qui peut accéder : Propriétaire du devis, responsables, administrateurs

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Perdu

L’opportunité n’a pas abouti. Utilisez ce statut pour suivre les raisons de perte dans l’analyse du pipeline. Actions disponibles :
  • Ajouter la raison de perte et des notes
  • Cloner pour créer une nouvelle opportunité
Qui peut accéder : Propriétaire du devis, responsables, administrateurs

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Annulé

L’équipe commerciale a retiré le devis avant sa finalisation. Actions disponibles :
  • Ajouter des notes d’annulation
  • Cloner pour créer un devis révisé
Qui peut accéder : Propriétaire du devis, responsables, administrateurs

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Questions fréquentes

Vous ne pouvez pas modifier les lignes ni les tarifs une fois qu’un devis est publié. Vous pouvez mettre à jour les champs de métadonnées et les notes internes. Pour modifier les tarifs ou les produits, annulez le devis et créez une nouvelle version en le clonant.
Le Dealroom devient inaccessible aux clients et l’option de signature est désactivée. Le devis reste dans votre système à des fins de reporting. Clonez le devis expiré pour créer une nouvelle version avec une date de validité mise à jour.
Oui. L’approbation est configurée au niveau du modèle. Si votre modèle ne définit pas de règles d’approbation, les devis passent directement de Brouillon à Approuvé lors de leur publication.
Depuis le statut Approuvé, vous pouvez modifier le devis, ce qui le fait automatiquement revenir à l’état Brouillon. Depuis les statuts Publié ou ultérieurs, vous devez annuler le devis actuel et le cloner pour créer une copie modifiable.
Perdu signifie que le client a choisi de ne pas donner suite (un concurrent a remporté le marché, réduction budgétaire, etc.). Annulé signifie que votre équipe a retiré le devis (erreur de tarification, mauvais produit, conditions différentes demandées par le client). Utilisez Perdu pour l’analyse du pipeline et les rapports sur les gains et pertes.
Non. Une fois expiré, le Dealroom est verrouillé. Clonez le devis, mettez à jour la date de validité et publiez la nouvelle version. Partagez le nouveau lien Dealroom avec votre client.

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